Hilfestellungen zur Mitglieder- & Spiellizenzverwaltung in nuLiga

Du brauchst Hilfe beim Anlegen von Mitgliedern, Änderungen an den Mitgliederstammdaten, Erteilung von Zugangsberechtigungen oder der Beantragung und Verwaltung von Spiellizenzen. Von ID-Nummer und LK-Antrag bis hin zur Berechtigung der Ergebniserfassung: Hier findest Du Deine Antworten!

nuLiga-Hilfestellung zur Mitglieder- & Spiellizenzverwaltung

Mitglieder in nuLiga verwalten

Die Mitgliederverwaltung in nuLiga kann hier und da mal etwas unübersichtlich wirken - gerade wenn es zur Zeit der namentlichen Meldung mal etwas hecktischer zugeht. Deshalb ist es umso wichtiger, die Mitgliederdatenbank regelmäßig zu pflegen. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Dir dabei. 

WICHTIG: Zugriff auf die Mitgliederverwaltung hast Du nur als Vereinsadministrator (in der Regel sind das der Vorsitzende, Sport- und Jugendwart). Fehlt Dir diese Berechtigung, musst Du sie bei Deinen Vereinsadministratoren anfragen oder sie darum bitten, eventuelle Änderungen selbst vorzunehmen.

Grundsätzlich unterscheiden wir beim Anlegen neuer Vereinsmitglieder in zwei Kategorien: das Mitglied exisitert noch nicht in der nationalen Tennisdatenbank (weil es dem Tennissport erst neu verfallen ist) oder sein Datensatz existiert bereits (z.B. in seinem alten Verein oder aus vergangenen Tennistagen). In beiden Fällen ist das Vorgehen zum Glück das Gleiche:

Schritt 1: Mitglied anlegen

  • Du öffnest in nuLiga (nach erfolgtem Login) den Reiter "Mitglieder" und klickst auf den Link "Neues Mitglied hinzufügen..."
  • Nun wirst Du aufgefordert die Person anhand von Nach- und Vorname sowie Geburtsdatum zu suchen
  • Anschließend werden Dir in der Regel einige Ergebnisse aus der nationalen Tennisdatenbank angezeigt, die zu Deinen Angaben passen bzw. passen könnten
  • Wird Dir die Person, die Du anlegen willst angezeigt, klickst Du ganz rechts auf "als Mitglied aufnehmen...". Wird sie Dir nicht angezeigt, klickst Du unten auf den Button "neue Person als Mitglied anlegen"
  • In beiden Fällen gelangst Du zum Datensatz der Person. Existiert sie bereits, sind alle Pflichtfelder schon ausgefüllt (bitte einmal auf Richtigkeit überprüfen). Legst Du sie neu an, musst Du die Pflichtangaben alle ausfüllen
  • Bist Du damit fertig klickst Du auf "Speichern"
  • Exisiterte die Person in der Datenbank bereits, sind keine weiteren Schritte notwendig. Andernfalls geht es weiter mit Schritt 2.

Schritt 2: LK beantragen

  • Das Mitglied ist jetzt in Deiner Mitgliederverwaltung angelegt. Dort öffnest Du nun den Datensatz (am besten suchst Du diesen, indem Du im Suchfeld den Nachnamen eingibst)
  • Ganz oben im Datensatz klickst Du auf den Link "LK-Ersteinstufungsantrag stellen..."
  • In dem sich öffnenden Popup-Fenster gibst Du nun die gewünschte LK ein (beachte dabei die LK-Durchführungsbestimmungen des DTB)
  • Hast Du eine LK zwischen 22,0-25,0 ausgewählt, wird der Antrag automatisch und sofort genehmigt. Hast Du eine bessere LK beantragt, muss dieser erst von der HTV-Geschäftsstelle bearbeitet werden. Ist das getan, erhältst Du eine E-Mail.
  • Mit der Genehmigung des Antrags wurde dem Spieler auch gleichzeitig eine ID-Nummer vergeben. Diesen Extra-Schritt kannst Du Dir also sparen

Schritt 3: Spiellizenz beantragen (optional)

  • Wird die Person an der Sommer-Medenrunde oder dem HTV-Pokal teilnehmen, musst Du jetzt noch eine Spiellizenz für das Mitglied beantragen
  • Dazu öffnest Du den Reiter "Spiellizenzverwaltung" und klickst auf "Neu-Lizenz/Lizenzwechsel beantragen" 
  • Wie schon im ersten Schritt musst Du nun die Person suchen, um die es geht (mit der ID-Nummer geht das am schnellsten)
  • Klicke bei der gesuchten Person rechts auf den Link "Neuantrag stellen"
  • Fülle den Lizenzantrag aus und klicke "Weiter"
  • Kontrolliere die Angaben und klicke "Lizenz beantragen" 
  • Die Lizenz wird dann automatisch und sofort vom System ausgestellt
  • Empfehlung: Lade Dir die Einverständniserklung runter und lasse sie Dir vom Spieler unterschreiben. So ist Dein Verein auf der sicheren Seite, wenn der Spieler sich kurzfristig entscheidet, woanders spielen zu wollen.

Natürlich gibt es auch andere Wege, ein Mitglied anzulegen (z.B. direkt mit dem Einstieg in der Spiellizenzverwaltung). Hast Du Deinen eigenen Prozess schon drin, kannst Du ihn natürlich beibehalten. Hauptsache Du kommst zum gewünschten Ergebnis. 😉

Hast Du ein Mitglied angelegt, dass noch keine ID-Nummer hat, gibt es - neben der in "Mitglied anlegen - Schritt für Schritt" beschriebenen Vorgehensweise über den LK-Antrag - auch noch eine andere Möglichkeit, eine ID-Nummer zu beantragen:

  • Öffne in nuLiga (nach erfolgtem Login) den Reiter "DTB Spieler-ID-Nr."
  • Suche die gewünschte Person anhand von Nach- und Vorname sowie Geburtsjahr oder Verein
  • Klicke bei der gesuchten Person rechts auf "ID-Nummer beantragen"
  • Wähle Deinen Verein aus und ergänze eventuell notwendige Daten. Klicke auf "Weiter"
  • Kontrolliere alle Angaben und klicke auf "Antrag senden"
  • Die ID-Nummer wird automatisch und sofort vom System vergeben und angezeigt

Ändert sich der Nachname eines Mitglieds (z.B. duch Heirat) oder Du hast versehentlich das Mitglied falsch angelegt (Vor- und Nachname vertauscht, falsche Nationalität angegeben, etc.) hast Du die Möglichkeit, die Stammdaten mit Hilfe des Stammdatenänderungsantrages zu ändern.

  • Öffne dazu in nuLiga (nach erfolgtem Login) den Reiter "Mitglieder" und klicke auf den Datensatz des entsprechenden Mitglieds
  • Klicke oben auf den Link "Stammdatenänderungsantrag ausfüllen..."
  • Gib die entsprechenden Änderungen ein und klicke auf "Antrag senden"
  • Der Antrag geht nun in der HTV-Geschäftsstelle ein und wird dort bearbeitet. Sobald dies getan ist, erhältst Du eine E-Mail.

WICHTIG: Wenn Du beim Neuanlegen eines Mitglieds versehentlich die Stammdaten (Geburtsdatum, Nationalität, etc.) falsch eingetragen hast, darfst Du unter keinen Umständen einfach einen neuen Datensatz anlegen. Gebe die Änderungen über den Stammdatenänderungsantrag wie oben beschrieben ein. Andernfalls entstehen Dubletten, die später zu Problemen bei Spielberechtigungen und LK-Wertung führen können.

Die E-Mail-Adresse eines Mitglieds lässt sich in der Regel ganz einfach ändern, indem man in der Mitgliederverwaltung den Datensatz des Mitglieds öffnet und im Feld "E-Mail" die neue Adresse einträgt. "Speichern" klicken und fertig.

Ausgegraute E-Mail
Es gibt allerdings auch einen Sonderfall, nämlich wenn das Mitglied selbst einen Zugang zu nuLiga hat - egal ob als Spieler, Trainer oder Funktionär. In diesem Fall ist die E-Mail ausgegraut und kann vom Vereinsadministrator nicht geändert werden. Heißt: Nur die betroffene Person selbst kann ihre Mail-Adresse aktualisieren, indem sich sich einloggt und

  • Oben rechts im Fenster auf "Persönlicher Bereich" klickt
  • Dann den Reiter "Mein Profil" öffnet und auf den Link "Profil bearbeiten" klickt
  • Dort kann mann dann alle seine personenbezogenen Daten aktualisieren
  • Auf "Speichern" klicken und die Änderungen werden übernommen

Kennt die Person ihre Zugangsdaten zu nuLiga nicht mehr kann sie ihr Passwort ganz einfach über die "Passwort vergessen?"-Funktion zurücksetzen. Sie erhält dann eine E-Mail mit vorübergehenden neuen Zugangsdaten.

Hat die Person wiederum keinen Zugriff mehr auf die alte E-Mail ist eine Änderung nur noch über den Verband möglich. In diesem Fall einfach an Deinen Ansprechpartner wenden. 

Das Erteilen (oder auch Löschen) einer Zugangsberechtigung ist im Grunde ganz einfach - wenn man weiß wo. Um einem Mitglied einen Zugang zum Vereinsportal Deines Clubs zu vergeben bzw. zu entziehen, musst Du...

  • den Datensatz des Mitglieds über die Mitgliederverwaltung (Reiter "Mitglieder") öffnen
  • zum Erteilen einer Zugangsberechtigung, setzt zu den entsprechenden Haken (z.B. bei "Ergebnisserfassung"). WICHTIG: Gib vorher die E-Mail-Adresse ein.
  • Mit Klick auf "Speichern" erhält das Mitglied automatisch eine Mail mit dessen Zugangsdaten
  • Zum Entziehen einer Zugangsberechtigung, nimmst Du den Haken bei der entsprechenden Berechtigung einfach raus und klickst auf "Speichern"

Eine Übersicht der Vereinsmitglieder mit Zugangsberechtigung zum Vereinsportal in Deinem Club findest Du unter dem Reiter "Vereinsinfo". Insgesamt gibt es hiervon sieben Verschiedene:

  1. Vereinsadministration
    Der Alles-Könner und wichtigste Zugang - gerade wenn es um Stammdatenänderungen, Mitgliederverwaltung oder die Mannschaftsmeldung geht. Deshalb statten Vereine meistens ihren Vorsitzenden, Sport- und Jugendwart mit dieser Zugangsberechtigung aus. 
  2. Lizenzverwaltung
    Dieser Zugang ermöglich den Zugriff auf die Spiellizenzverwaltung in Deinem Verein. Heißt: Die Person mit dieser Berechtigung ist dazu befähigt, Spielerwechsel zu beantragen und Spieler freizugeben.
  3. Ergebniserfassung
    Die Berechtigung zur Ergebniserfassung wird in der Regel den Mannschaftsführern vergeben und berechtig - wie der Name schon sagt - zum Eintragen der Ergebnisse im Mannschaftsspielbetrieb. Zusätzlich können Mannschaftsführer mit dieser Berechtigung auch Spielverlegungen anstoßen und zustimmen - natürlich nur für deren Mannschaft. 
  4. Turnieradministrator
    Der Zugang für Turnierveranstalter in Deinem Club. Dieser berechtigt zur Anmeldung von Turnieren, der Erstellung der Turnierausschreibung und zur Nutzung der Turniersoftware.
  5. Ehrungen
    In Deinem Club kümmert sich eine Person um die Ehrungen Eurer langjährigen Funktionäre? Dann ist dieser Zugang genau richtig. Denn damit kann online über das Vereinsportal eine Ehrung durch den Verband beantragt werden.
  6. Benchmarking
    Dein Verein will wissen, wie es um ihn steht? Was läuft gut, wo ist Ausbaupotential? Möchtest Du das herausfinden, dann brauchst Du diese Berechtigung. Denn damit bekommst Du Zugriff auf das Vereins-Benchmarking, in dem Du mit einen Quick-Check sowie einer Detail-Analyse den Status Quo sowie mögliche Potentiale Deines Clubs ganz einfach abrufen kannst. Mehr Infos dazu findest Du HIER.
  7. Vereinspostfach
    Das Vereinspostfach: Hier legt der Verband wichtige Dokumente für die Vereine ab. In der Regel sind das vor allem Rechnungen. Deshalb sollte insbesondere der Kassenwart über diese Zugangsberechtigung verfügen.

Ausländische Tennisspieler können gemäß HTV-Wettspielordnung deutschen Spielern gleichgestellt werden. Erfüllt ein ausländischer Spieler die Voraussetzungen der HTV-Wettspielordnung zur Gleichstellung, kannst Du diese HIER ganz einfach online beantragen.

Ist ein Mitglied aus Deinem Verein ausgetreten kannst Du es ganz einfach wieder löschen. 

  • Öffne dazu in nuLiga (nach erfolgtem Login) den Reiter "Mitglieder"
  • Wähle das entsprechende Mitglied aus, indem Du darauf klickst
  • Es öffnet sich der Datensatz des Mitglieds
  • Klicke ganz unten auf den Button "Mitgliedschaft beenden"
  • Schon fertig: Das Mitglied ist jetzt gelöscht.

Erscheint beim Versuch, die Mitgliedschaft zu beenden, eine Fehlermeldung, musst Du wie folgt vorgehen:

  • "Dieses Mitglied hat eine aktive Spielberechtigung (Pass) und kann daher nicht gelöscht werden."
    Gehe in die Spiellizenzverwaltung und lösche zunächst die Spiellizenz des Spielers, indem Du auf "Lizenzlöschung" klickst, den Spieler suchst, rechts das Häckchen bei "Lizenz löschen" setzt und auf den Button "Spiellizenzen löschen" klickst.
  • "Das Mitglied kann nicht gelöscht werden, da das Mitglied noch aktiv gemeldet ist."
    Steht das Mitglied noch auf einer Meldeliste, musst Du es vorher noch von dieser entfernen. Öffne dazu den Reiter "Meldung", klicke auf "Namentliche Mannschaftsmeldung bearbeiten...", wähle die entsprechende Meldeliste aus und lösche das Mitglied, indem Du rechts das Häckchen bei "Löschen" setzt und auf den Button "Löschen" klickst. Durchspeichern und fertig.

Und mach Dir keine Sorgen: Wenn Du ein Mitglied und seine Spiellizenz löschst, dann löschst Du das jeweils nur für Deinen Verein. Der Datensatz an sich, das LK-Potrait und die Spielhistorie bleiben im Hintergrund weiterhin in der nationalen Tennisdatenbank bestehen und können jederzeit wieder vom neuen Verein der Person abgerufen werden.

Spiellizenzen beantragen, wechseln & löschen

Was ist die Spiellizenz eigentlich? Ganz einfach: Die Spiellizenz ist die Berechtigung zur Teilnahme an der Medenrunde (und auch dem HTV-Pokal). Im Gegensatz zur ID-Nummer, die jeder Tennisspieler in Deutschland unbedingt benötigt, braucht man eine Spiellizenz nur zur Teilnahme am Team-Tennis-Wettbewerb im Sommer.

WICHTIG: Zugriff auf die Spiellizenzverwaltung hast Du nur mit der Zugangsberechtigung "Spielberechtigungen" oder als Vereinsadministrator. Fehlt Dir diese Berechtigung, musst Du sie bei Deinen Vereinsadministratoren anfragen oder sie darum bitten, eventuelle Änderungen selbst vorzunehmen.

Beantragen kann man eine Spiellizenz immer im Zeitraum vom 01. Oktober bis 15. März. Für Spieler- bzw. Lizenzwechsel gibt es dabei zwei unterschiedliche Lizenzphasen zu beachten:

  1. Lizenzphase 1: Lizenwechsel ohne Freigabe
    Bei Wechselanträgen, welche zwischen dem 01.10. und 10.12. gestellt werden, hat der abgebende Verein keine Möglichkeit die Freigabe abzulehnen. 
  2. Lizenzphase 2: Lizenwechsel mit Freigabe
    Bei Wechselanträgen, welche zwischen dem 11.12. und 15.03. gestellt werden, kann die Freigabe durch den abgebenden Verein in nuLiga erfolgen. Wird ein Spieler vom abgebenden Verein nicht freigegeben, bleibt die Spielberechtigung beim abgebenden Verein bestehen.

So beantragst Du eine Spiellizenz (gilt für beide Lizenzphasen):

  • Öffne in nuLiga (nach erfolgtem Login) den Reiter "Spiellizenzverwaltung"
  • Klicke oben auf den Link "Neu-Lizenz/Lizenzwechsel beantragen"
  • Suche die Person, die in Deinen Verein wechselt
  • Klicke rechts neben der Person auf "Wechselantrag stellen" (wenn die Lizenz von einem anderen zu Deinem Verein wechseln soll) bzw. "Neuantrag stellen" (wenn der Spieler aktuell nirgendwo eine Spiellizenz hat)
  • Fülle den Lizenzantrag aus, klicke auf "Weiter" und nach erfolgter Kontrolle auf "Lizenz beantragen"
  • Handelt es sich um einen Lizenzneuantrag wird die Lizenz sofort erteilt. Hast Du einen Lizenzwechsel beantragt, erfolgt die Erteilung der Spiellizenz in Lizenzphase 1 automatisch am Ende der Lizenzphase bzw. in Lizenzphase 2 durch Freigabe des abgegebenden Vereins

Du hast einen Wechselantrag irrtümlich aufgegeben? Dann kannst Du ihn jederzeit - zumindest bis zur Freigabe - noch zurückziehen, indem Du in der Spiellizenzverwaltung unter "Wechselanträge" das Häckchen bei "Antrag zurückziehen" setzt und unten auf den Button "Änderungen speichern" klickst.

Ein anderer Verein hat die Spiellizenz eines Deiner Mitglieder beantragt? Dann gibt es zunächst einmal zwei unterschiedliche Fälle zu betrachten:

1. Wechselantrag in Lizenzphase 1 (01.10. - 10.12.)
Wurde der Wechselantrag im Zeitraum der ersten Lizenzphase gestellt, kannst und musst Du überhaupt nichts unternehmen. Die Lizenz wird zum Ende der Lizenzphase automatisch an den neuen Verein freigegeben. Einspruch kannst Du dagegen nur erheben, wenn der Spieler zuvor auf die Freigabe für das Spieljahr verzichtet hat. Ein derartiger Verzicht ist schriftlich auf dem offiziellen Formular über nuLiga zu erklären und bei Bedarf vorzulegen.

2. Wechselantrag in Lizenzphase 2 (11.12. - 15.03.)
Wurde der Wechselantrag im Zeitraum der zweiten Lizenzphase gestellt, kannst (nicht musst!) Du die Lizenz in der Spiellizenzverwaltung wie folgt freigeben:

  • Öffne in nuLiga (nach erfolgtem Login) den Reiter "Spiellizenzverwaltung"
  • In der Übersicht werden Dir ganz oben die eingegangen Lizenzfreigaben angezeigt
  • Wenn Dein Verein einem Wechsel zustimmt, kannst Du hier den Haken unter "Freigabe" setzen
  • Klicke unten auf den Button "Änderungen speichern"
  • Die Lizenz ist nun zum neuen Verein gewechselt und Du kannst den Spieler - sofern er kein Mitglied mehr ist -  auch aus der Mitgliederverwaltung löschen

Wenn Dein Verein dem Wechsel nicht zustimmt, ist keine weitere Handlung notwendig.

Lizenzlöschungen können immer im Zeitraum vom 01.10. bis 15.03. durchgeführt werden. Außerhalb dieses Zeitraumes ist die Spiellizenzverwaltung geschlossen.

So gehst Du vor:

  • Öffne in nuLiga (nach erfolgtem Login) den Reiter "Spiellizenzverwaltung"
  • Klicke auf den Link "Lizenzlöschung" 
  • Suche den Spieler  und setze rechts das Häckchen bei "Lizenz löschen" 
  • Klicke auf den Button "Spiellizenzen löschen"

Ein Spieler möchte neben seinem Hauptverein auch in Deinem Verein Medenrunde spielen - über die Regelung zum Spielen in zwei Vereinen? Dann bist Du in der Spiellizenzverwaltung falsch. Die Freigabeanfrage für das "Spielen in zwei Vereinen" kann nur während und in der namentlichen Meldung (also vom 15.02. bis 15.03.) beantragt werden. Wie genau erfährst Du HIER.

Solltest Du dennoch fälschlicherweise einen Lizenzwechsel beantragt haben, kannst Du diesen jederzeit noch zurückziehen, indem Du in der Spiellizenzverwaltung unter "Wechselanträge" das Häckchen bei "Antrag zurückziehen" setzt und unten auf den Button "Änderungen speichern" klickst.

Sonderfall: Zweitverein muss zum Hauptverein werden
Tritt der Sonderfall ein, dass Dein Verein als eigentlicher Zweitverein zum "Hauptverein" werden muss, damit das "Spielen in zwei Vereinen" regeltechnisch funktioniert (z.B. weil der Spieler bei Euch Herren 40 spielen und im anderen Verein Herren 50 spielen soll, sein Hauptverein aber eine Herren 40 anbietet, ihr aber keine Herren 50), muss die Spiellizenz zum ursprünglichen Zweitverein wechseln. Wie das geht, findest Du weiter oben unter "Spiellizenz beantragen" raus.

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